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Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

 Wichtiger Hinweis/Important notice:  
- Nachfolgend erhalten Sie die „Hinweise zum Datenschutz im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens“. Angefügt finden Sie eine englische Übersetzung. Bei Abweichungen der englischen Übersetzung von der deutschen Fassung dieses Dokuments ist allein die deutsche Fassung maßgeblich. - 
 
- Following you receive the “Information on data protection with regard to the processing of personal data within the scope of the online application procedure”. Attached you find an English translation. In case of deviations between the English translation and the German version of this document, only the German version shall prevail. - 
 
Hinweise zum Datenschutz im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens   

Allgemeines 

Die Sicherheit, der Schutz und der verantwortungsvolle Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist unser oberstes Gebot. Wir betrachten es daher als unsere vorrangige Aufgabe und als Selbstverständlichkeit, die Vertraulichkeit der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zu wahren und diese vor unbefugten Zugriffen, Verlust, Missbrauch, Veränderung und Vernichtung zu schützen.
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens haben wir uns für den Einsatz der Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software „Personio“ der Personio GmbH (www.personio.de) entschieden.
Wir haben mit der Personio GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO (europäische Datenschutzgrundverordnung) abgeschlossen, der die jeweiligen datenschutzrechtlichen Verpflichtungen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der Bestimmungen DSGVO, konkretisiert.
Diese Hinweise zum Datenschutz informieren Sie darüber, wie und unter welchen Voraussetzungen Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden und wie Sie, sofern die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung erfolgt, eine solche erteilen.  

Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen 

Pisacane Information Services GmbH
gesetzlich vertreten durch den Geschäftsführer Herrn Andreas Pisacane
Hohenstaufenring 30-32
D - 50674 Köln
E-Mail: andreas.pisacane@pisacane.com
Tel.: +49 (0)221 2774-111
Fax: +49 (0)221 2774-277  

Name und Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten 

Herr Alexander Popp
Pisacane Information Services GmbH
Hohenstaufenring 30-32
D - 50674 Köln
E-Mail: dpo@pisacane.com
Tel.: +49 (0)221 2774-289
Fax: +49 (0)221 2774-277 

Personenbezogene Daten 

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; hierunter fallen unter anderem Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum und konkreter Werdegang. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind (vgl. Art. 4 DSGVO). 

Quellen und Art der personenbezogenen Daten 

Wir verarbeiten ausschließlich personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung und im Bewerbungsverfahren, insbesondere in Form Ihrer Einträge in unserem Online-Bewerbungsformular, im Zusammenhang mit den mit Ihrer Bewerbung zusätzlich übermittelten Dokumenten oder in sonstiger Weise zur Verfügung stellen.
Zu diesen personenbezogenen Daten zählen insbesondere:
  • Pflichtangaben im Rahmen des Online-Bewerbungsformulars, insbesondere
    • Ihre Stammdaten (z.B. Vor- sowie Nachname)
    • Ihre Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
    • Ihre Sprachkenntnisse
    • der Zeitpunkt, ab dem Sie verfügbar wären
    • Angaben in Ihren Bewerbungsunterlagen/Dokumenten (Anschreiben, Lebenslauf (CV) und ggf. aktuelle Bescheinigungen)
    • Angaben dazu, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
  • Weitere Angaben im Zusammenhang mit den mit Ihrer Bewerbung, oder später im Laufe Ihres Bewerbungsverfahrens, übermittelten Dokumenten (z.B. Zeugnisse, Referenzschreiben), insbesondere zu
    • Ihrem (beruflichen) Werdegang
    • Ihren beruflichen Qualifikationen
    • Aus- und Weiterbildungen
    • Auslandsaufenthalten
  • Erklärungen/Einwilligungen, insbesondere datenschutzrechtlicher Art
  • Inhalte/Notizen von Eignungstests/Interviews
  • Weitere personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung in sonstiger Weise, beispielsweise durch Identifikationsdokumente, Visa, Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnisse, zur Verfügung stellen
Wir bitten Sie, uns nur solche personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um Ihre Eignung für die zu besetzende Stelle in unserem Unternehmen prüfen zu können. 

Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und nur soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Ferner möchte die Personio GmbH, der Provider unserer Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software „Personio“, im Rahmen der Software genutzte personenbezogene Daten anonymisieren und aggregieren und die für die Anonymisierung und Aggregation erforderlichen Verarbeitungsschritte durchführen, um unter Wahrung der Anonymität alle so entstandenen Daten für eigene Zwecke, wie statistische Auswertungen, Branchenvergleiche, Benchmarking, Produktverbesserungen, Produktneuentwicklungen und weitere vergleichbare Zwecke, verarbeiten und nutzen zu können.
Das Ziel einer Anonymisierung und Aggregation ist es, dass Daten nicht mehr einer Person zugeordnet werden können. Grundsätzlich geschieht das bei der Anonymisierung, indem Zuordnungen gelöscht werden oder bei der Aggregation, als spezielle Methode der Anonymisierung, indem konkrete Daten Gruppen oder Klassen zugeordnet werden, z.B. Medien durch die die Bewerber auf unsere Stellen aufmerksam geworden sind. Dadurch stehen die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug beispielsweise für rein statistische Auswertungen zur Verfügung.
Die Personio GmbH hat sich uns gegenüber ausdrücklich vertraglich verpflichtet, diese so entstandenen Daten unter Wahrung der Anonymität ausschließlich für die aufgeführten Zwecke verarbeiten und nutzen zu können.
Wir haben mit der Personio GmbH vereinbart, dass diese zurzeit keine Anonymisierung personenbezogener Daten zu Zwecken des Benchmarkings oder ähnlicher statistischer Zwecke vornimmt.
Wir haben mit der Personio GmbH aber auch vereinbart, dass Produktverbesserungen, Produktneuentwicklungen und Fehlerbehebung/-entstörung für uns nicht als eigene Zwecke der Personio GmbH im Sinne des Vorstehenden gelten und wir einer Anonymisierung der personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken explizit zustimmen. 

Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Personio GmbH 

Mit der Nutzung der Online-Plattform willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Personio GmbH zu vorstehenden Zwecken ein.
Die Erteilung Ihrer Einwilligung ist freiwillig, aber Voraussetzung für die Nutzung der Software. Daher sind Sie nicht verpflichtet, uns Ihre Einwilligung zu erteilen, allerdings können wir Ihre Bewerbung dann nicht berücksichtigen, da wir für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf die Nutzung des Tools „Personio“ angewiesen sind.
Sie können eine erteilte Einwilligung zu jedem Zeitpunkt widerrufen. Schicken Sie dafür bitte eine kurze E-Mail an recruiting@pisacane.com. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht berührt. Allerdings können wir das Bewerbungsverfahren in diesem Fall nicht mehr durchführen und müssen es beenden. 

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren ist § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und soweit Sie eine Einwilligung erteilt haben Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ferner Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Regelungen aus dem HGB, dem StGB oder der AO zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufgrund einer Absage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 

Berechtigte Interessen im Falle einer Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Im Hinblick auf eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt unser berechtigtes Interesse in der Verteidigung gegen Rechtsansprüche. 

Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten

Die folgenden Kategorien von Empfängern haben, nachdem sie auf die vertrauliche Behandlung Ihrer personenbezogenen Daten und die Einhaltung dies sicherstellender Vorschriften und Anweisungen verpflichtet worden sind, in dem für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Umfang Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten:
  • diejenigen Mitarbeiter unserer Personalabteilung, die mit Ihrem Bewerbungsverfahren betraut sind
  • autorisierte Teamleiter/Projektleiter sowie die Geschäftsführung unseres Unternehmens, die in einzelnen Phasen Ihres Bewerbungsverfahrens eingebunden werden müssen
  • die für die Anonymisierung und Aggregation der personenbezogenen Daten zuständigen Mitarbeiter der Personio GmbH, unseres Providers der von uns genutzten Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software „Personio“
  • die für die Wartung und Pflege der Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software „Personio“ zuständigen Mitarbeiter der Personio GmbH
  • die mit der Betreuung und Wartung der für das Bewerbungsverfahren verwendeten Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software beauftragten Mitarbeiter aus dem administrativen Support sowie unserer IT-Abteilung

Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von „Personio“

Im Rahmen der Nutzung der Software verarbeitet die Personio GmbH Daten, die von Ihnen für die Durchführung des Bewerbungsprozesses übermittelt wurden. Die Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH betrieben. Die Personio GmbH ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und der Personio GmbH. 

Übermittlung in ein Drittland 

Eine Datenübermittlung in ein Drittland findet nicht statt. Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet. 

Dauer der Datenspeicherung und Löschung der Daten 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Bewerbungsverfahrens.
Im Falle der Beendigung des Bewerbungsverfahrens durch eine Absage, durch Sie oder uns, löschen wir Ihre Daten spätestens sechs Monate nach dem Zeitpunkt der Absage, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist.
Kommt es im Anschluss an Ihr Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, werden wir Ihre Daten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich und zulässig ist, in Ihre (digitale) Personalakte überführen. 

„Talent Pool“

Gegebenenfalls bieten wir Ihnen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens die Möglichkeit, in unseren „Talent Pool“ aufgenommen zu werden. Dann können wir Sie zukünftig auch bei passenden Stellenangeboten bei unserer Bewerberauswahl berücksichtigen. Die erforderliche Einwilligung werden wir uns mit den für Sie notwendigen Informationen separat einholen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden Ihre Bewerbungsdaten nach Maßgabe Ihrer Einwilligung, ggf. weiterer Einwilligungen, in unserem „Talent Pool“ gespeichert und verarbeitet. Selbstverständlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit sich aus dem „Talent Pool“ abzumelden. Eine kurze E-Mail an recruiting@pisacane.com genügt. 

Ihre Rechte

Ihre Rechte gemäß Art. 15-18, 20, 7 Abs. 3, 77, 78 DSGVO
Sie haben als betroffene Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, das Recht auf:
  • Auskunft über Ihre gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO
  • Berichtigung Ihrer hinterlegten personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DSGVO
  • Löschung Ihrer nicht mehr benötigten Daten gemäß Art. 17 DSGVO
  • Einschränkung der Nutzung der Daten gemäß Art. 18 DSGVO
  • Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
  • Widerruf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO, falls die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt
  • Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO, falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder das BDSG verstößt
  • wirksamen gerichtlichen Rechtsbehelf gemäß Art. 78 DSGVO
 Ergänzend verweisen wir auf den genauen Wortlaut der vorstehenden Regelungen.  

Ihr Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir werden diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Ergänzend verweisen wir auf den genauen Wortlaut des Art. 21 DSGVO. 

Erforderlichkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie hierzu verpflichtet. Allerdings ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich. 

Automatisierte Entscheidung und Profiling 

Eine automatisierte Bewertung personenbezogener Daten zur Erleichterung der Einstellungsentscheidung durch Computerprogramme (automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO oder andere Profiling-Maßnahmen nach Art. 4 Nr. 4 DSGVO) werden nicht durchführt. 

Abschließende Bestimmungen/Hinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Bitte prüfen Sie den Datenschutzhinweis regelmäßig, damit Sie immer auf dem aktuellsten Stand sind.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf www.pisacane.com/data-protection unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.
Wenn Sie Fragen zum Inhalt dieser Hinweise zum Datenschutz im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens haben, kontaktieren Sie uns gerne unter dpo@pisacane.com. 
 
Information on data protection with regard to the processing of personal data within the scope of the online application procedure    

General 

The security, protection and responsible handling of your personal data is our highest priority. We therefore consider it our primary task and a matter of course to maintain the confidentiality of the personal data you provide and to protect it from unauthorized access, loss, misuse, alteration and destruction.
For the processing of your personal data within the scope of the online application procedure, we have decided to use the personnel administration and applicant management software „Personio“ of Personio GmbH (www.personio.de).
We have concluded an order processing agreement with Personio GmbH in accordance with Art. 28 GDPR (EU General Data Protection Regulation), which specifies the respective data protection obligations in accordance with the legal requirements, in particular the provisions of the GDPR.
This information on data protection informs you about how and under what conditions your personal data is processed within the scope of the online application procedure and, if processing takes place on the basis of your consent, how you give such a consent. 

Name and contact details of the controller  

Pisacane Information Services GmbH
legally represented by the managing director Mr. Andreas Pisacane
Hohenstaufenring 30-32
D - 50674 Cologne
E-Mail: andreas.pisacane@pisacane.com
Tel.: +49 (0)221 2774-111
Fax: +49 (0)221 2774-277 

Name and contact details of the company data protection officer  

Mr. Alexander Popp
Pisacane Information Services GmbH
Hohenstaufenring 30-32
D - 50674 Cologne
E-Mail: dpo@pisacane.com
Tel.: +49 (0)221 2774-289
Fax: +49 (0)221 2774-277 

Personal data 

“Personal data” means any information relating to an identified or identifiable natural person; this includes among other things name, address, telephone number, date of birth and specific career. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person (see Art. 4 GDPR). 

Sources and type of personal data 

We only process personal data that you provide to us within the scope of your application and the application procedure, in particular in the form of your entries in our online application form, in connection with the documents additionally submitted with your application or in any other way.
This personal data includes in particular:
  • mandatory information within the scope of the online application form, in particular
    • your master data (e.g. first and last name)
    • your contact details (e.g. email address, telephone number)
    • your language skills
    • the point in time from which you would be available 
    • information in your application documents (cover letter, curriculum vitae (CV), and current certifications, if applicable)
    • information about how you heard about us
  • further information in connection with the documents sent with your application, or later in the course of your application procedure (e.g. certificates, letters of reference), in particular on
    • your (professional) career
    • your professional qualifications
    • education and training
    • stays abroad
  • declarations/agreements, in particular of a data protection nature
  • contents/notes of assessment tests/interviews
  • further personal data that you provide to us in other ways within the scope of your application, for example through identification documents, visas, residence permits and work permits
We kindly ask you to only provide us with personal data that is necessary to assess your suitability for the vacant position in our company. 

Purposes of the processing of personal data

We use your personal data exclusively for processing your application and only insofar as this is necessary for the decision regarding the conclusion of an employment contract.
In addition, Personio GmbH, provider of our personnel administration and applicant management software „Personio“, would like to anonymize and aggregate personal data used in the software and carry out the processing steps necessary for anonymization and aggregation, in order to be able to process and use, while maintaining anonymity, all data created in this way for its own purposes, such as statistical evaluations, industry comparisons, benchmarking, product improvements, new product developments and other comparable purposes.
The aim of anonymization and aggregation is to ensure that data can no longer be assigned to a specific person. In principle, this is done in the case of anonymization by deleting assignments or in the case of aggregation, as a special method of anonymization, by assigning specific data to groups or classes, e.g. media through which the applicants became aware of our jobs. As a result, the data is only available as so-called metadata without direct reference to individuals, for example for purely statistical evaluations.
Personio GmbH has made an explicit contractual commitment to us to process and use the data created in this way exclusively for the purposes listed, while maintaining/protecting anonymity.
We have agreed with Personio GmbH that currently they do not anonymize personal data for benchmarking or similar statistical purposes.
However, we have also agreed with Personio GmbH that product improvements, new product developments and bug fixing/removal are not considered to be Personio GmbH's own purposes in the sense of the above and that we explicitly agree to anonymization of personal data for these purposes. 

Consent to the processing of personal data by Personio GmbH 

By using the online platform, you agree to the processing of your personal data by Personio GmbH for the above purposes.
Giving your consent is voluntary, but a requirement for the use of the software. Therefore, you are not obligated to give us your consent, however, in this case we cannot consider your application, as we are dependent on the use of the tool "Personio" to carry out the application procedure.
You can withdraw your consent at any time. To do so, please send a short email to recruiting@pisacane.com. The withdrawal of your consent does not affect the lawfulness of the processing of your personal data based on the consent until the withdrawal. However, in this case we can no longer carry out the application procedure and must terminate it. 

Legal bases

Legal basis for data processing during the application procedure is § 26 para. 1 sentence 1 BDSG (German Federal Data Protection Act) in connection with Art. 6 para. 1 lit. b GDPR and, where you have given your consent, Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. Furthermore, Art. 6 para. 1 lit. c GDPR in connection with regulations under the German HGB, StGB or the AO in respect of a fulfilment of tax and commercial archiving and documentation duties. Legal basis for data processing following a rejection is Art. 6 para. 1 lit. f GDPR. 

Legitimate interests in the case of processing according to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR

With regard to a processing of your personal data according to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR, our legitimate interest lies in the defense against legal claims. 

Categories of recipients of personal data

The following categories of recipients, after having been obliged to treat your personal data confidentially and to comply with regulations and instructions ensuring this, have access to your personal data to the extent necessary for the performance of their tasks:
  • those employees of our personnel department who are entrusted with your application procedure
  • authorized team leaders/project leaders as well as the management of our company, who must be involved in individual phases of your application process
  • those employees of Personio GmbH, our provider of the personnel administration and applicant management software “Personio” used by us, responsible for the anonymization and aggregation of the personal data
  • those employees of Personio GmbH responsible for the maintenance and care of the personnel administration and applicant management software

Processing of personal data within the scope of using “Personio”

Within the scope of using the software, Personio GmbH processes data provided by you for the purpose of carrying out the application process. The data is transmitted via TLS encryption and stored in a database. This database is operated by Personio GmbH. In this context, Personio GmbH is our order processor according to Art. 28 GDPR. The basis for this processing is a contract for order processing between us as the controller and Personio GmbH. 

Transfer to a third country 

A data transfer to a third country does not take place. The data is processed exclusively in data centers in Germany. 

Duration of data storage and deletion of data

We store your personal data for the duration of your application procedure.
In the event that the application procedure is terminated by a rejection, by you or by us, we will delete your data no later than six months after the date of rejection, unless longer storage is legally required or permitted.
If an employment relationship is established following your application procedure, we will transfer your data to your (digital) personnel file insofar as this is necessary and permissible for the implementation or termination of the employment relationship. 

“Talent Pool”

If applicable, we will offer you the opportunity to be included in our “Talent Pool” after the application process has been terminated. We will then also be able to consider you in our selection of applicants for suitable job postings in the future. We will obtain the necessary consent separately and will then give you all the necessary information. If you give us such a consent, your application data will be stored and processed in our “Talent Pool” in accordance with your agreement and, if necessary, further agreements. Of course, you have the option to unsubscribe from the “Talent Pool” at any time. A short email to recruiting@pisacane.com is sufficient. 

Your rights 

Your rights according to Art. 15-18, 20, 7 para. 3, 77, 78 GDPR  
As a data subject whose personal data is processed, you have the right to:
  • obtain information on your personal data that are stored and processed according to Art. 15 GDPR
  • rectification of your provided personal data according to Art. 16 GDPR
  • erasure of your personal data that are no longer needed according to Art. 17 GDPR
  • restriction of the processing of your personal data according to Art. 18 GDPR
  • data portability according to Art. 20 GDPR
  • withdraw your consent according to Art. 7 para. 3 GDPR in case the processing of data is based on your consent. The withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal
  • lodge a complaint according to Art. 77 GDPR in case you are of the opinion that the processing of your personal data is in violation of the GDPR or the BDSG
  • an effective judicial remedy according to Art. 78 GDPR
 In addition, we refer to the exact wording of the above regulations.

Your right to object according to Art. 21 GDPR
In accordance with Art. 21 GDPR, you have the right to object to the processing of your personal data which is carried out on the basis of Art. 6 para. 1 lit. e or lit. f GDPR, at any time on grounds relating to your particular situation. We will then no longer process this personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights and freedoms, or the processing of the personal data serves the establishment, exercise or defense of legal claims.
In addition, we refer to the exact wording of Art. 21 GDPR. 

Necessity to provide your personal data

The providing of your personal data is neither legally nor contractually required, nor are you obliged to do so. However, the providing of your personal data is necessary for the handling of the application procedure as well as the establishment of an employment relationship with us. 

Automated decision-making and profiling 

Automated assessment of personal data to facilitate the hiring decision by computer programs (automated decision-making according to Art. 22 GDPR or other profiling measures according to Art. 4 No. 4 GDPR) are not carried out. 

Final provisions/notes

We reserve the right to adapt this information on data protection at any time so that it always complies with the current legal requirements or to reflect changes in the application process or similar. The new information on data protection will then apply to a renewed visit to this recruiting page or a renewed application. Please check the data protection notice regularly so that you are always up to date.
In addition to this information on data protection, you can view our general information on data protection under www.pisacane.com/data-protection.
In case you have any questions regarding the content of this information on data protection with regard to the processing of personal data in the context of the online application procedure, please feel free to contact us at dpo@pisacane.com. 
 

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.